Exemplo ilustrativo
Relatório de diagnóstico
Auditoria automática de faturas de frete
- Para
- Gerência de logística de uma distribuidora (cliente fictício)
- De
- Jean Diego Dal Santo, Synko
- Duração
- 6 dias corridos, da primeira conversa ao relatório
- Referência
- Proposta comercial (conteúdo confidencial)
01 — Resumo e recomendação
A pergunta era se a auditoria das faturas das transportadoras pode sair da plataforma de automação atual e rodar com menos custo e menos tempo, sem perder a correção das regras. A resposta é sim.
- ~2 s
- para auditar a maior fatura (24 mil conhecimentos de transporte), contra até 3 horas hoje
- ~16 s
- para auditar o volume de um mês inteiro (190 mil conhecimentos)
- 88%
- menos consultas externas, ao consultar cada CEP uma única vez
- < 100 MB
- de memória: o menor servidor disponível basta
Substituir o cenário atual por um programa dedicado de auditoria, instalado num servidor próprio do cliente. O programa aplica as regras por cálculo, sem IA, e guarda o resultado de cada consulta de CEP.
O detalhe técnico está no anexo, para quem for acompanhar a parte de engenharia.
02 — O processo hoje
Antes de medir qualquer coisa, a Synko mapeou o fluxo real com quem executa. São seis passos, e o terceiro e o quarto concentram o custo.
01Baixa as faturas
Uma pessoa baixa o arquivo de cada transportadora no portal dela, à mão.
02Coloca na pasta
O arquivo vai para uma pasta compartilhada na nuvem, que dispara a automação.
03Lê e gravaConcentra o custo
A plataforma lê o arquivo e grava cada conhecimento de transporte num banco de dados, linha a linha.
04Consulta e enriqueceConcentra o custo
Para cada conhecimento, consulta a praça do CEP de destino duas vezes e grava de novo.
05Aplica as regras
Três regras de auditoria, hoje com apoio de IA em parte do fluxo.
06Entrega as divergências
O relatório volta para a pasta, e o time de logística contesta com a transportadora.
Onde o tempo e o dinheiro se perdem
- O custo e o tempo crescem por conhecimento. Cada linha a mais passa por todas as etapas, mesmo com um cálculo simples.
- O banco de dados guarda informação só para passá-la de um passo ao seguinte, o que acrescenta custo sem acrescentar histórico.
- A consulta de CEP é repetida para o mesmo destino, que aparece em média 8 vezes por arquivo.
- As regras vêm do contrato e são objetivas, mas parte do fluxo usa IA, o que acrescenta custo por uso e resultado menos previsível.
03 — As quatro perguntas
Antes de orçar, a Synko pergunta se vale construir. Estas são as quatro perguntas do método, respondidas para este caso.
| Pergunta | Resposta | Por quê |
|---|---|---|
| O processo está entendido? | Sim | O fluxo foi mapeado ponta a ponta e as regras estão nos contratos e nas tabelas das próprias transportadoras. |
| Acontece sempre e custa caro? | Sim | No fechamento, entre os dias 3 e 10, cerca de 240 arquivos e 190 mil conhecimentos. A maior fatura leva até 3 horas. |
| A ferramenta atual é o problema? | Sim | A plataforma cobra e executa por conhecimento. O desenho é o limite, não as regras. |
| Onde está a lacuna? | No cálculo em lote | A auditoria é leve. Falta um programa que processe a fatura inteira de uma vez. |
Saída com software, e a mais simples que resolve.
04 — Opções avaliadas
Cinco caminhos foram comparados. Não construir também é uma resposta possível, e foi tratado como tal.
| Opção | Custo recorrente | Tempo no maior arquivo | Risco | Decisão |
|---|---|---|---|---|
| Não mexer | Cresce com o volume | Até 3 h | Baixo agora, alto com o crescimento | Descartada |
| Otimizar o cenário atual | Menor, mas ainda cresce por conhecimento | Cai, sem chegar a minutos | Baixo | Alívio parcial |
| Migrar para outra plataforma de automação | Muda de lugar, o desenho é o mesmo | Semelhante | Médio: refazer e revalidar tudo | Descartada |
| Programa dedicado em servidor próprio | Fixo e baixo | Segundos | Médio: exige validação contra o histórico | Recomendada |
| Serviço gerenciado em nuvem, sob demanda | Próximo de zero, variável | Segundos | Médio: mais peças para operar | Alternativa |
A opção recomendada também é a que mais deixa ao cliente: código, dados e acessos ficam com ele, como em todo projeto da Synko.
05 — Recomendação priorizada
O que fazer, em que ordem e o que deixar de fora.
- 01
Programa dedicado de auditoria
Substitui o cenário atual na auditoria das faturas de frete, com as três regras aplicadas por cálculo e o relatório no mesmo formato que o time já usa.
- 02
Eliminar o passo manual
Investigar se as transportadoras oferecem um meio de acesso às faturas, como integração ou envio automático. Se sim, o download deixa de depender de uma pessoa.
- 03
Reaproveitar o servidor
Outras automações com o mesmo desenho podem rodar na mesma máquina, cada uma avaliada à parte antes de entrar.
Fora desta recomendação
- IA nas regras. Elas são objetivas e o resultado deve ser sempre o mesmo para a mesma entrada.
- Banco de dados de histórico. A auditoria só precisa guardar o cadastro de CEPs já consultados.
06 — Evidência medida
Num diagnóstico real, a Synko monta a auditoria a partir dos contratos e das tabelas de frete e a mede com as faturas do próprio cliente, anonimizadas antes de qualquer uso. Neste exemplo, as medições são ilustrativas.
Hojecenário atual
até 3 hPrograma, 1ª vezcom consulta de CEP
~26 sPrograma, meses seguintesCEPs já guardados
~2 s
| Volume | Sem consulta | Com consulta, 1ª vez | Meses seguintes |
|---|---|---|---|
| 5.480 conhecimentos (amostra real) | menos de 1 s | ~7 s | menos de 1 s |
| 24 mil conhecimentos (maior fatura) | ~2 s | ~26 s | ~2 s |
| 190 mil conhecimentos (volume do mês) | ~16 s | ~3,5 min | ~14 s |
Os volumes de 24 mil e 190 mil foram simulados a partir da amostra real. A consulta de CEP foi simulada, porque os CEPs estavam anonimizados.
| Teste | O que verifica | Resultado |
|---|---|---|
| Cenários gerados dos contratos | Cada regra e cada tipo de erro: tarifa errada, peso errado, ad valorem errado, cobrança em duplicidade, taxa indevida | 1.320 cenários, todos corretos |
| Testes automáticos das regras | Cada caso previsto, um a um | 39 testes aprovados |
| Comparação com o relatório atual | Se o relatório gerado é igual ao atual, célula por célula | 4 de 4 linhas idênticas |
| Fatura real de 5.480 conhecimentos | Se o programa lê o arquivo da transportadora como ele é | 100% auditado, nenhuma linha sem resultado |
| Consulta de CEP | Tempo, falhas e reaproveitamento do resultado | Nenhum CEP ficou sem praça, mesmo com falhas simuladas |
07 — Retorno estimado
O diagnóstico real usa os números do cliente. Neste exemplo, os custos abaixo são hipóteses de mercado para um cenário deste porte, com as premissas à vista.
| Custo mensal | Hoje (hipótese) | Depois (hipótese) |
|---|---|---|
| Plataforma de automação | R$ 700 a 1.800 | sem uso |
| IA no fluxo, se houver | R$ 150 a 500 | sem uso |
| Banco de dados | R$ 90 a 250 | sem uso |
| Servidor | incluído na plataforma | R$ 30 a 60 |
| Consulta de CEP | R$ 0 a 100 | R$ 0 a 40 |
| Total mensal | R$ 940 a 2.650 | R$ 30 a 100 |
Horas do time de logística em download de faturas e acompanhamento: hipótese de 8 a 16 horas por mês, a validar no início. O valor recuperado em cobranças indevidas não entra nesta conta.
InvestimentoConfidencial
Definido na proposta, depois do diagnóstico. Este exemplo não indica preço.
Premissas
- Cerca de 5 etapas por conhecimento na plataforma atual, o que dá perto de 1 milhão de operações por mês.
- Faixas de preço públicas de plataformas deste tipo, de bancos de dados gerenciados e de servidores de entrada no Brasil, arredondadas.
- Nenhum dos valores é medição nem orçamento. No projeto real, são substituídos pelas faturas do cliente.
08 — Riscos e o que falta confirmar
O diagnóstico diz o que não cobriu. É o que torna o resto confiável.
| Risco | Impacto | Como se trata |
|---|---|---|
| A comparação com o relatório atual foi feita em 4 linhas | Paridade ainda não provada em volume | Rodar o programa sobre faturas de meses anteriores e explicar 100% das diferenças antes de publicar |
| As tabelas reajustadas de duas transportadoras ainda não foram recebidas | A regra de tarifa foi testada com a tabela anterior | Receber as tabelas vigentes no início e fechar a regra com o time de logística |
| A amostra real só tinha frete rodoviário fracionado | Lotação e outros modais validados só com cenários gerados | Incluir faturas de outros modais na validação |
| A consulta de CEP foi simulada | O tempo do primeiro mês depende do limite do fornecedor | Medir o fornecedor escolhido; os meses seguintes não dependem disso |
| As medições foram feitas num computador local | Um servidor real pode ser até 2 vezes mais lento | Mesmo assim, o mês inteiro roda em menos de 1 minuto de cálculo |
A confirmar no início
| Ponto | Premissa usada |
|---|---|
| O CEP do relatório é o de destino da entrega? | Sim, pelos dados. Confirmar com o time. |
| Qual é a maior fatura? | 24 mil conhecimentos, segundo o cliente. |
| Qual tolerância de arredondamento no valor do frete? | R$ 0,01. |
| Algum tipo de serviço fica de fora? | Todos os do arquivo são auditados. |
09 — Do diagnóstico à produção
O mesmo caminho do site, em seis fases. O projeto termina no aceite, e o que foi contratado é entregue, validado e aceito.
01EntendimentoConcluído
Este diagnóstico: fluxo, impacto e critérios de sucesso.
02DefiniçãoSemana 1
Lista final de regras, tabelas vigentes de cada transportadora, tolerância e acessos.
03DesenvolvimentoSemanas 2 e 3
Programa completo rodando no ambiente da Synko.
04ImplantaçãoSemanas 4 e 5
Validação contra o histórico e publicação no servidor do cliente.
05EstabilizaçãoSemana 6
Acompanhamento do primeiro fechamento em produção.
06AceiteFim da semana 6
Documentação, treinamento e entrega de código, dados e acessos.
Critérios que liberam a publicação
- O programa processa os arquivos históricos de ponta a ponta, sem intervenção manual.
- 100% das diferenças contra o relatório atual estão explicadas e aprovadas pelo time de logística.
- A maior fatura é processada em menos de 5 minutos.
A — Anexo técnico
Arquitetura
01Pasta de entrada
A fatura chega à pasta compartilhada, como hoje.
02Leitura em fluxo
O arquivo é lido duas vezes: primeiro os CEPs distintos, depois as regras.
03Cadastro guardado
Só os CEPs novos são consultados; o resto vem do cadastro local.
04Motor de regras
Aplica as três regras a cada conhecimento, sem conhecer arquivo nem rede.
05Relatório e aviso
Salvo na pasta, no formato atual, com aviso opcional por e-mail.
- Execução em lote, sob demanda: um agendador dispara uma execução por fatura nova. Não há serviço no ar o tempo todo, fila nem banco de dados de histórico.
- Consultas em paralelo (8 a 32), dentro do limite do fornecedor, com até 3 tentativas. O resultado vai para um cache persistente, sem expiração.
- O motor de regras é isolado da leitura e da escrita, então pode ser testado sozinho e a entrada ou saída pode mudar sem mexer nas regras.
- Empacotado em contêiner, o mesmo artefato roda no ambiente da Synko e no servidor do cliente. Cada execução fica registrada.
Regras implementadas
Cada conhecimento traz peso taxado, valor da nota, CEP de destino e tipo de serviço. A praça vem do CEP. Cada transportadora tem uma tabela: faixas de peso por praça, ad valorem e taxas permitidas.
| Regra | Quando se aplica | O que audita |
|---|---|---|
| Regra 1 | Todo conhecimento com tabela vigente | Frete-peso da faixa e da praça, mais ad valorem sobre o valor da nota, mais pedágio. O total deve igualar o cobrado, dentro da tolerância |
| Regra 2 | Mesma chave de conhecimento | Não pode ser cobrada duas vezes, nem na mesma fatura nem em faturas anteriores |
| Regra 3 | Reentrega, agendamento ou devolução | Só são devidas com ocorrência registrada e previsão no contrato |
Valores monetários em decimal exato, com arredondamento para centavos. Conhecimentos fora das regras, ou sem praça depois das tentativas, saem como não auditados, com o motivo.
Método e ambiente
| Item | Valor |
|---|---|
| Ambiente | Computador local com contêiner, limitado a 1 vCPU / 1 GB e a 2 vCPU / 2 GB |
| Volumes | 5.480 conhecimentos (amostra real anonimizada); 24 mil e 190 mil gerados a partir dela |
| Consulta de CEP | Serviço simulado: resposta de 50 ou 300 ms, 1% de falhas, até 3 tentativas |
| Simultaneidade | 1, 8 e 32 consultas |
| Medições | Cada cenário num processo separado: tempo total, CPU, pico de memória, consultas feitas e reaproveitadas |
| Cenários das regras | Todas as faixas de peso × todas as praças × tipos de serviço × variações (correto, 1 centavo de diferença, tarifa errada, peso errado, duplicidade, taxa indevida). O esperado vem de tabelas copiadas dos contratos, independentes das do programa |
Resultados detalhados
Servidor mínimo (1 vCPU / 1 GB), consulta com resposta de 300 ms.
| Conhecimentos | CEPs | Sem consulta | 1 por vez | 32 simultâneas | Cache cheio | Memória |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 5.480 | 652 | 0,43 s | 212 s | 7,0 s | 0,39 s | 46 MB |
| 24.000 | 2.450 | 1,7 s | 765 s | 26 s | 1,7 s | 48 MB |
| 190.000 | 19.500 | 15,7 s | ~1,6 h (est.) | 203 s | 13,7 s | 92 MB |
As regras auditam entre 12 e 14 mil linhas por segundo num único núcleo. Com consulta, o tempo segue a conta: CEPs novos × tempo de resposta ÷ consultas simultâneas. O perfil de 2 vCPU / 2 GB teve os mesmos tempos, dentro da margem de erro.
Decisões técnicas
| Tema | Decisão |
|---|---|
| Linguagem | Python, só com a biblioteca padrão e uma biblioteca para escrever planilhas |
| Execução | Contêiner num servidor próprio de entrada, disparado por agendador |
| Estado | Só o cache de CEP para praça, num banco embutido no próprio servidor |
| Praça de destino | Pela consulta de CEP. Se a fatura já trouxer a praça, a consulta vira verificação cruzada ou é desligada |
| Formato de saída | O mesmo layout do relatório atual, para o time seguir trabalhando como já trabalha |
Python atende este volume com folga: a vazão medida fica cerca de 100 vezes acima do necessário. Ferramentas de dados em colunas só passam a fazer sentido com milhões de linhas por execução, regras que cruzam linhas ou fontes, ou análises sobre histórico. Como o motor é isolado, a troca não obriga a reescrever as regras.